RESUMEN: Desde GM Consulting.es como gran protector de la seguridad de los datos, os señalamos una serie de consejos que recalca la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), para poder tener mayor privacidad durante las reuniones online.

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Las reuniones virtuales son una constante del trabajo actual y del teletrabajo, que se ha visto enormemente potenciado por motivo de la pandemia. Si bien cada vez somos más conscientes de la necesidad de proteger nuestra privacidad y seguridad en el mundo online, con las reuniones virtuales debemos adoptar medidas específicas.

Para ello, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) señala una serie de consejos para poder tener la privacidad y seguridad que necesitas: 

-Observe y siga las políticas establecidas por su organización para las reuniones online. 

-En reuniones con un número elevado de personas asistentes y de diversas organizaciones, es conveniente designar al menos una persona participante que ayude al organizador durante su desarrollo en el control de estas personas y en cuestiones relativas a la privacidad y seguridad.

-Piense por adelantado en la sensibilidad de los temas a tratar, la identidad de las personas participantes y la posible difusión en caso de que la reunión sea grabada.

-Limite la reutilización de los códigos/enlaces de acceso. Si se ha usado el mismo código durante un tiempo, probablemente lo haya compartido con más personas de las que pueda imaginar o recordar.

-Si el asunto de la reunión es sensible, bien por el tema a tratar, la identidad de las personas participantes o cualquier otra cuestión, utilice códigos, URLS de enlace y/o pines de acceso de un solo uso. Además, considere la necesidad de utilizar autenticación de doble factor. Esto evitará que alguien pueda unirse simplemente averiguando la URL de enlace o el código de acceso.

-Deshabilite las funcionalidades no necesarias como, por ejemplo, el chat, el intercambio de ficheros o la compartición de pantalla.

-En su caso, limite quién puede compartir pantalla para evitar cualquier imagen no deseada o inesperada. 

-Realice la convocatoria únicamente a contactos concretos, evitando el envío de convocatorias a grupos o listas de correos, que incluyan enlaces que sean válidos tan solo por su posesión.

-Utilice una ‘sala de espera’ para poder ir admitiendo a las personas participantes.

-Habilite la notificación para cuando las personas asistentes se unen a la reunión. 

-Si está disponible, use un panel para comprobar las personas asistentes e identificar aquellas que sean genéricas.

-No grabe la reunión a menos que sea necesario. En tal caso, informe adecuadamente a las personas asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia/detiene la grabación. 

-Antes de iniciar la reunión, compruebe qué área es visible detrás de usted y qué información personal está revelando. Considere la utilización de un fondo virtual que enmascare el segundo plano.

-Avise a posibles convivientes que se va a iniciar una reunión y tome las medidas para que su actividad no esté al alcance del micrófono y la cámara.

-Más allá de temas de eficiencia en la comunicación, durante la reunión desactive el micrófono y la recogida de video cuando no sea necesario. 

-Sea consciente de que la captura de video y audio podría continuar, por algún tipo de error humano o de sistema, cuando usted cree que la reunión ha terminado.

-Cuando termine la reunión, asegúrese de utilizar un dispositivo que inhabilite físicamente la cámara.

Este listado, según apunta la AEPD: “no tiene un carácter exhaustivo, sino que se trata de una serie de consejos básicos que se deben tener en cuenta y aplicarse cuando proceda”. Es necesario recordar que obligatoriamente se deben conocer y cumplir las políticas de su organización, tener en cuenta la logística de la reunión y elegir las medidas apropiadas para cada situación